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仕事ができる人が実践するPDCAサイクルの上手な回し方

 

仕事ができる人の共通点として“同じ失敗を繰り返さない”という特徴が挙げられます。失敗から学び、その経験を活かしてさらにレベルの高い仕事をこなす姿勢は社会人として見習うべきです。しかし、すべての人が滞りなく仕事ができるというわけではなく、中には同じミスを何度も繰り返していつも上司に怒られてしまう方がいるでしょう。そういう方はまずは「PDCAサイクルを回す」ことにトライしてみてはいかがでしょうか。

 

仕事ができない人の特徴「同じミスの繰り返し」

仕事ができない人にありがちなのが、同じミスを何度も繰り返してしまうこと。ミスをすること自体は、人間なら誰しもあることです。しかし、同じようなミスを連発するとそのたびに周囲の人からの信頼を失い、職場での評価を下げてしまうでしょう。最悪の場合、「反省していない」「悪いところを直す気がない」などと周囲から見なされてしまい、「この人には仕事を任せないでおこう」と失格の烙印を押されてしまう恐れもあります。

 

とは言っても、ほとんどの人は「ミスをしてもかまわない」という気持ちで仕事しているわけではありません。むしろ、同じミスは二度としないように十分気をつけているはずです。しかし、それでもなお同じミスを繰り返してしまうのは、仕事においてPDCAサイクルをしっかり回せていないことが原因であると考えられます。

 

PDCAサイクルとは「Plan(計画)→Do(実行)→Check(検証)→Action(改善)」の手順で一連の業務を進行するノウハウです。社会人なら一度は聞いたことがあるはずですが、しっかり実行できている人は案外少ないでしょう。特にしょっちゅう同じミスを繰り返している人はほとんどがこのPDCAサイクルを上手く回せていないと言っても過言ではありません。身に覚えがある方は、ここで改めてPDCAサイクルについて正しく学びましょう。

 

PDCAのサイクルを回すことが基本

PDCAの最初のステップ「Plan(計画)」では、目標を設定し、それを達成するために何をするべきか仮説を立て、具体的な行動計画に落とし込みます。ここでは、「5W2H」(いつ:When、どこで:Where、誰が:Who、何を:What、なぜ:Why、どのように:How、いくらで:How Much/How Many)の考え方に基づいて効率の良い最適な業務内容を考察することが重要になります。

 

次のステップ「Do(実行)」では、最初に立てた計画に基づいて業務を行います。ここでいう実行とは「ただ動けばいい」というものではありません。計画したことを意識しながら、高いパフォーマンスを発揮することに努めましょう。なお、後で評価しやすくするためにかかった時間を記録する、売上を管理するなど結果を数値化して把握しておくことが大切です。

 

3つ目のステップは「Check(検証)」。計画に沿った実行ができていたのかを検証・評価します。ここで判断するのは業務内容が「良かった」もしくは「悪かった」という客観的な判断のみ。実行のステップで残しておいた数値や結果をもとに、誰が見てもわかるような具体的かつ客観性の高い評価を行うことがポイントです。

 

最後のステップは「Action(改善)」です。Checkのステップで行った良し悪しの評価に基づいて業務全体の見直しを図り、その業務を続けるか、やめるか、改善して実行するかを考えて改善策を生み出します。このステップで大切なのは「次のPlan(計画)」を意識した見直しを行うこと。事業が続く限りPDCAサイクルはその後の継続が前提となります。長期的に続けることを想定した改善策を打ち出しましょう。

 

検証と改善をセットで行うことが重要

ビジネスパーソンの多くは目標を立ててその達成に向けて努力しており、すなわち「Plan」「Do」の段階はきちんとクリアできていることが大半です。ただ残念ながら、計画して実行しても成果が得られなかった場合に途端に思考停止に陥ってしまう人が非常に多いようです。これでは失敗から新たな教訓を得ることができず、同じミスを繰り返してしまうのにもうなずけます。

 

たとえ計画がうまくいかなかったり、ミスを犯したりしても、それをしっかりと検証して改善につなげてこそ次の仕事に活かすことができるのです。たとえばある大手企業では、電話営業でお客様に断られた際には次の「Do(実行)」を急かすのではなく、「なぜ断られてしまったのか」を各々の担当者に「Check(検証)」させるそうです。すると徐々に「断られる理由」がわかり、一人ひとりの検証結果を結集することでノウハウが蓄積されていきます。

 

自分の失敗に向き合い、検証して改善策を考えるのは楽な作業ではありません。しかし、怠るとせっかく得られた「成功へのきっかけ」である失敗を無駄にすることになります。仕事を進める際には、必ず「Plan」「Do」だけでなく、その後の「Check」「Action」までセットで行いましょう。また、PDCAは一周で終わりではありません。「Action」まできたらまた「Plan」に戻り、さらに高いレベルのサイクルを回すという「スパイラルアップ(らせん状の成長)」こそPDCAサイクルの本質だと言えるでしょう。

 

著者プロフィール

ディクショナリー編集部
ディクショナリー編集部
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